Mail Merge

Pengertian Mail Merge
  Mail Merge adalah fasilitas di dalam MS Word untuk membuat surat atau dokumen dalam jumlah banyak dengan isi dokumen sama tapi tujuan pengiriman berbeda. Mail Merge dapat membuat data field pada surat, label dan amplop terisi secara otomatis sesuai dengan record data sumbernya.
Mail Merge sangat membantu dalam pembuatan surat yang banyak dengan isi yang sedikit berbeda satu sama lain. Contoh yang bisa dilihat sehari-hari adalah pembuatan surat undangan. Surat undangan mempunyai isi yang sama tapi ditujukan kepada alamat yang berbeda-beda. Jika kita harus membuat surat undangan untuk satu orang, kemudian kita harus mengganiti nama dan alamat untuk orang yang lain alangkah merepotkannya, tapi jika kita menggunakan Mail Merge, untuk mennganti satu orang dengan orang lain yang kita undang kita hanya cukup melakukannya dengan hanya satu klik saja.
Keuntungan lain dengan menggunakan Mail Merge adalah data orang-orang yang kita undang tersimpan dalam satu database, dimana data tersebut dapat dipergunakan lagi jika kita membutuhkannya.

Fungsi Mail Marge
Sangat membantu pengguna komputer untuk membuat surat edaran dengan jumlah yang banyak tanpa harus mengetik satu per satu surat. Akan tetapi dengan fungsi ini kita hanya perlu membuat satu template untuk semua surat dan membuat data base yang akan di hubungkan dengan template surat.

Kekurangan dan kelebihan mail merge:

Kekurangan mail merge:

• didalam tahap awal mebutuhkan proses yang agak rumit
• agak rumit untuk digunakan, karena ada beberapa aspek yang dilakukan sebelum surat itu terkirm

Kelebihan:

•  dapat mengirim surat tanpa harus banyak membuat sama untuk tujuan yang banyak
•  dapat digunakan untuk mengirim banyak alamat surat hanya dengan satu jenis surat saja
• effisien dalam pengunaan waktu
• Mempermudah bila kita ingin membuat surat

Langkah Langkah Membuat Mail Marge Pada Microsoft Office Word
1. Buat template surat yang akan dibuat surat masal
2. Klik menu mailings pada menu bar, selanjutnya pilih select recipient pada group start mail merge.
3.  Pada popup menu, pilih Type New List.

  

 4. Selanjutnya akan muncul jendela new address list, klik customize columns untuk menyesuaikan dengan kolom yang anda buat.

 5.   Hapus data yang ada pada field name, dan sisakan data sesuai dengan kebutuhan anda, kemudian ganti nama field sesuai dengan data pada surat anda. Jika anda menghapus field name, usahakan dari bawah ke atas untuk memudahkan menghapus data field.

 6. Selanjutnya klik OK dan pilih OK lagi pada jendela new address list. kemudian anda akan dibawa pada folder dimana database anda akan disimpan. Kemudian beri nama data base anda dan simpan.

 7. langkah selanjutnya, buka folder dimana database anda tersimpan. Database yang tersimpan biasanya mempunyai format access.

8.      Isi database anda sesuai yang anda inginkan dan simpan.
9.      Selanjutnya buka lembar kerja ms word anda, dan klik preview result untuk melihat hasilnya.

10.  Klik anak panah kekanan atau kekiri pada preview result untuk melihat surat masal dengan nama yang lain.
Kesimpulan
Mail Merge atau surat masal adalah sebuah fasilitas dari Word untuk mengirimkan kepada beberapa orang sekaligus dari satu sumber surat. Mail Merge sangat membantu dalam pembuatan surat yang banyak dengan isi yang sedikit berbeda satu sama lain. Keuntungan lain dengan menggunakan Mail Merge adalah data orang-orang yang kita undang tersimpan dalam satu database, dimana data tersebut dapat dipergunakan lagi jika kita membutuhkannya.